Anhang oder Link bewusst wählen
Ein Anhang erzeugt in jedem Postfach eine weitere Kopie und kann Größenlimits überschreiten oder blockiert werden. Ein Link verkleinert die Nachricht und hält eine verwaltete Quelle bereit, sofern die Zugriffsrechte stimmen.
Verwenden Sie nach Möglichkeit eine auf Empfänger begrenzte Freigabe. Öffentliche Links eignen sich nicht für vertrauliche Dokumente; eine nicht gelistete URL ist nicht privat, wenn jeder Besitzer sie öffnen kann.
Zugriff prüfen und Offenlegung begrenzen
Testen Sie den Link mit einem Konto, das dieselben Rechte wie ein Empfänger hat. Bestätigen Sie die richtige Dateiversion, die Ablehnung Unbefugter und dass keine anderen Ordnerinhalte sichtbar sind.
Erklären Sie in der E-Mail, welche Datei geteilt wird und was Empfänger tun sollen. Nutzen Sie zum Beenden des Zugriffs die dokumentierte Widerrufs- oder Ablaufoption und prüfen Sie anschließend deren Wirkung.