Weiterleitungen gezielt begrenzen
Bei einer Weiterleitung wird eine Kopie jeder Nachricht an die eingestellten Ziele gesendet. Fügen Sie nur Adressen hinzu, die die E-Mails benötigen, und entfernen Sie nicht mehr zuständige Ziele. Eine kurze Liste vermeidet unnötige Kopien und begrenzt die Verteilung der Inhalte.
Die Grenze von fünf gilt für die konfigurierte Weiterleitungsliste. Sie begrenzt weder die Zahl der Absender noch den Speicherplatz des Postfachs. Benötigt ein Team eine größere Verteilung, verwenden Sie eine dafür vorgesehene Mailingliste oder einen gemeinsamen Dienst mit eigenen Mitgliedern und Zugriffsregeln.
Datenschutz und Zustellung prüfen
Jeder Empfänger einer weitergeleiteten Kopie kann die Nachricht samt Anhängen lesen. Prüfen Sie vor dem Hinzufügen, ob die Adresse korrekt ist, dem vorgesehenen Empfänger gehört und die Inhalte erhalten darf. Das ist besonders bei Rechnungen, Kontohinweisen und persönlichen Daten wichtig.
Wird die Weiterleitung nicht mehr benötigt, leeren Sie die Zielliste, damit keine Kopien mehr gesendet werden. Testen Sie Änderungen mit einer nicht sensiblen Nachricht und prüfen Sie den Eingang beim vorgesehenen Empfänger. Die Weiterleitung ist eine Zustellregel: Sie verschiebt weder die Originalnachricht noch ersetzt sie Aufbewahrungs- oder Ordnereinstellungen.