Ein kontrolliertes Ziel auswählen
Stellen Sie sicher, dass die Zieladresse korrekt und für die zuständige Person oder das Team erreichbar ist. Liegt sie außerhalb Ihrer Organisation, überlegen Sie, welche Kunden- oder personenbezogenen Informationen die Nachrichten enthalten können und ob die Weitergabe angemessen ist. Verwenden Sie keine Adresse, die niemand mehr überwacht.
Entscheiden Sie, ob das ursprüngliche Postfach die Nachricht ebenfalls behalten soll oder die Weiterleitung der einzige Weg ist. Davon hängt ab, wo das Team den Verlauf findet und wie es den Eingang bemerkt. Halten Sie mehrere Ziele einfach und dokumentiert, damit spätere Änderungen nicht an eine unbeobachtete Adresse weiterleiten.
Eingang und Antwortverhalten testen
Senden Sie von einer kontrollierten Adresse eine Testnachricht und prüfen Sie, ob sie am vorgesehenen Ziel ankommt. Kontrollieren Sie Spam- oder Quarantäneordner und die Schreibweise des Weiterleitungsziels. Enthält die Nachricht Anhänge, prüfen Sie, ob die weitergeleitete Kopie alles enthält, was der Empfänger benötigt.
Antworten Sie auf die Testnachricht und prüfen Sie Absenderidentität sowie Antwortadresse. Eine Weiterleitung kann die Nachricht in ein anderes Postfach bringen, ohne die Adresse zu ändern, die Empfänger bei einer Antwort sehen. Soll das Ziel die öffentliche Kontaktadresse werden, konfigurieren und testen Sie diese Identität separat. Prüfen Sie die Regel bei Änderungen im Team.