اختر وجهة يمكنك التحكم بها
تأكد من صحة عنوان الوجهة وإمكانية وصول الشخص أو الفريق المعني إليه. إذا كان خارج مؤسستك، ففكر في المعلومات الشخصية أو بيانات العملاء التي قد تحتويها الرسائل وما إذا كانت مشاركتها مناسبة. لا تستخدم عنواناً لم يعد أحد يتابعه.
قرر ما إذا كان ينبغي للصندوق الأصلي الاحتفاظ بالرسالة أيضاً أم أن التحويل هو المسار الوحيد. يؤثر ذلك في مكان بحث الفريق عن سجل الرسالة وكيفية معرفة وصولها. إذا تعددت الوجهات، فأبقِ التوجيه بسيطاً وموثقاً حتى لا ترسل التغييرات المستقبلية الرسائل إلى عنوان مهمل.
اختبر الاستلام والرد
أرسل رسالة اختبار من عنوان تتحكم به وتأكد من وصولها إلى الوجهة المقصودة. افحص مجلد البريد غير المرغوب فيه أو الحجر إذا لم تظهر، وتحقق من خلو عنوان التحويل من أخطاء الكتابة. وإذا احتوت الرسالة على مرفقات، فتأكد من وصول ما يحتاج إليه المستلم.
أرسل رداً على رسالة الاختبار وافحص هوية المرسل وعنوان الرد. قد ينقل التحويل الرسالة إلى صندوق آخر دون تغيير العنوان الذي يراه المستلم عند الرد. إذا كانت الوجهة ستصبح عنوان التواصل العام، فأعد إعداد هذه الهوية واختبرها بصورة منفصلة. راجع القاعدة عند تغيير الموظفين أو المسؤوليات.