有意选择附件或链接
附件会在每位收件人的邮箱中形成另一份副本，也可能超出大小限制或被邮件系统拦截。链接可以减小邮件体积并保留统一管理的文件源，但前提是存储访问权限正确。
如果可用，请采用仅限指定收件人的分享方式。机密文件不要使用公开链接；如果任何获得 URL 的人都能打开，那么未列出的链接也不等于私密。
验证访问并减少暴露
使用与收件人权限相同的账户测试链接。确认展示的是正确版本、未授权用户会被拒绝，并且不会泄露其他文件夹内容。
邮件中应说明分享的文件是什么以及希望收件人采取什么操作。如果需要终止访问，请使用服务文档中的撤销或过期控制，并在之后确认访问确实已移除。