按用途分类数据
按用途和敏感程度对记录分组，例如活跃账户、运维事件、财务记录和用户上传文件。不同类别可能需要不同的访问控制、保留期限和删除要求。
明确哪些记录需要支持日常产品功能，哪些仅为报表、争议处理或合规而保留。这样就不会把所有历史记录都视为同等重要。
自动化生命周期处理
明确归档阈值和删除日期。使用定时任务或数据库生命周期功能，并确保操作可安全重试，避免重试时产生重复归档或漏掉记录。
记录并测试恢复流程。在确认归档可读、完整且受到保护之前删除源数据，可能把节省成本变成永久数据丢失。
如何制定数据库数据保留与归档策略？
策略需要说明每类数据保留多久、何时转入成本更低的存储，以及何时安全删除。应根据产品需求、适用义务和恢复目标安排期限，并让规则可执行、可审计。