Escolha entre anexo e link conscientemente
Um anexo cria outra cópia na caixa de cada destinatário e pode exceder limites ou ser bloqueado pelos sistemas de e-mail. Um link reduz o tamanho e mantém uma fonte gerenciada, desde que as permissões estejam corretas.
Use um método de compartilhamento restrito aos destinatários quando disponível. Evite links públicos para documentos confidenciais e não presuma que uma URL não listada seja privada se qualquer pessoa puder abri-la.
Verifique o acesso e reduza a exposição
Teste o link com uma conta que tenha os mesmos direitos do destinatário. Confirme que o arquivo é a versão correta, que pessoas não autorizadas não conseguem acessá-lo e que outras pastas não ficam expostas.
No e-mail, explique qual arquivo está sendo compartilhado e qual ação espera do destinatário. Se o acesso deve terminar, use a revogação ou expiração documentada e confirme depois que o acesso foi removido.