Le message entrant fournit les données du workflow
Un déclencheur mail peut viser une boîte et filtrer éventuellement l’expéditeur, l’objet ou l’état non lu. Le message reçu devient l’entrée de l’exécution : adresse de l’expéditeur, objet, texte, identifiant du message et informations sur les pièces jointes. Utilisez ces champs dans les modèles pour traiter ou acheminer le message.
Le déclencheur concerne les messages entrants. L’envoi d’une réponse depuis le compte n’est pas considéré comme un nouveau message reçu et ne démarre pas une autre exécution. Cela évite une boucle simple où le workflow répond, puis traite sa propre réponse, ce qui entraînerait du travail ou des coûts répétés.
Concevoir une réponse sans boucle
Si le workflow doit répondre, ajoutez une étape mail après l’examen ou le traitement du message entrant. Prévoyez une approbation humaine si la réponse envoie des informations à l’extérieur, dépense des crédits ou peut avoir un effet qui doit être confirmé. Gardez le contexte de l’expéditeur et de l’objet disponible pour cette étape.
Testez le workflow avec un message entrant non sensible et examinez son historique. Vérifiez qu’un message reçu crée l’exécution prévue, que les filtres fonctionnent et que la réponse envoyée ne crée pas une seconde exécution. Évitez les filtres trop larges susceptibles de traiter des messages sans rapport ou d’exposer leur contenu au mauvais destinataire.