Choisir une destination maîtrisée
Confirmez que l’adresse de destination est correcte et accessible à la personne ou à l’équipe concernée. Si elle se trouve hors de votre organisation, réfléchissez aux données personnelles ou clients que peuvent contenir les messages et à la pertinence de ce partage. N’utilisez pas une adresse qui n’est plus surveillée.
Décidez si la boîte d’origine doit aussi conserver les messages ou si le transfert constitue l’unique distribution. Cela détermine où l’équipe cherchera l’historique et comment elle saura qu’un message est arrivé. Si plusieurs destinations existent, gardez un routage simple et documenté afin qu’un changement futur n’envoie pas le courrier vers une adresse oubliée.
Tester la réception et les réponses
Envoyez un message de test depuis une adresse que vous contrôlez et vérifiez sa réception à la destination prévue. Consultez les courriers indésirables si rien n’arrive et recherchez une faute dans l’adresse de transfert. Si le message contient une pièce jointe, vérifiez que la copie transférée contient ce dont le destinataire a besoin.
Répondez au test et examinez l’identité de l’expéditeur ainsi que l’adresse de réponse. Le transfert peut distribuer un message dans une autre boîte sans modifier l’adresse visible dans une réponse. Si la destination doit devenir le contact public, configurez et testez cette identité séparément. Réexaminez la règle lorsque l’équipe ou les responsabilités changent.