Limiter les destinataires du transfert
Le transfert envoie une copie de chaque message aux destinations configurées. N’ajoutez que les adresses qui doivent recevoir ces messages et retirez celles qui ne sont plus concernées. Une liste courte évite les copies inutiles et limite la diffusion du contenu.
La limite de cinq adresses porte sur la liste de transfert. Elle ne limite ni le nombre de personnes pouvant écrire à la boîte ni sa capacité de stockage. Si une équipe doit diffuser les messages plus largement, utilisez une liste de diffusion ou un service partagé adapté, avec ses propres membres et contrôles d’accès.
Vérifier la confidentialité et la réception
Tout destinataire d’une copie transférée peut lire le message et ses pièces jointes. Avant d’ajouter une adresse, vérifiez qu’elle est correctement écrite, contrôlée par le destinataire attendu et autorisée à recevoir le contenu de la boîte. Cela compte notamment pour les factures, alertes de compte et données personnelles.
Si le transfert n’est plus nécessaire, videz la liste des destinations pour cesser les copies. Testez les changements avec un message non sensible et vérifiez sa réception à la bonne adresse. Le transfert est une règle de distribution : il ne déplace pas le message original et ne remplace pas les paramètres de conservation ou de dossiers de la boîte.