Choisir délibérément pièce jointe ou lien
Une pièce jointe crée une copie dans chaque boîte et peut dépasser les limites ou être bloquée. Un lien réduit la taille du message et conserve une source gérée, à condition que les droits de stockage soient corrects.
Utilisez un partage limité aux destinataires si cette option existe. Évitez les liens publics pour les documents confidentiels et ne supposez pas qu’une URL non répertoriée est privée si quiconque la possédant peut l’ouvrir.
Vérifier l’accès et réduire l’exposition
Testez le lien avec un compte ayant les mêmes droits qu’un destinataire. Vérifiez la bonne version, le refus d’accès aux personnes non autorisées et l’absence d’exposition d’autres fichiers du dossier.
Dans le message, indiquez la nature du fichier et l’action attendue. Si l’accès doit expirer, utilisez la révocation ou l’expiration documentée par le service et vérifiez ensuite que l’accès est bien supprimé.